Henkilötietolain (523/1999) 10§ ja 24§:n mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste
Päivitetty 23.5.2018
Rekisterinpitäjä
SIGCHI Finland ry http://www.sigchi.fi/
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Jäsenvastaava, Jari Varsaluoma
jasenvastaava(a)sigchi.fi
Rekisterin nimi
SIGCHI Finland ry:n jäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) määräämä velvoite ylläpitää jäsenluetteloa sekä jäsenmaksutietojen ja yhteystietojen ylläpito yhdistyksen toimintaa varten.
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisteröityjä ovat SIGCHI Finland ry:n varsinaisiksi tai kunniajäseniksi hyväksymät henkilöt. Jäsenrekisteriin tallennetaan ne tiedot, jotka jäseneksi hyväksytty on itse antanut yhdistyksen käytettäväksi.
Jäsenrekisteriin kerätään seuraavat tiedot jäseneksi liittymisen yhteydessä:
- Etu- ja sukunimi
- Postiosoite mahdollisen paperisen jäsenpostin postitusta varten
- Sähköpostiosoite jäsentiedotteiden lähettämistä ja muuta yhteydenpitoa varten
- Työnantajan nimi (vapaaehtoinen)
Rekisterissä pidetään yllä myös seuraavia tietoja:
- Käyttäjän itse määrittämä käyttäjätunnus
- Jäsentyyppi: opiskelija tai varsinainen jäsen
- Jäseneksi liittymisen ajankohta
- Tiedot maksetuista jäsenmaksuista
Tapahtumien kuten seminaarien yhteydessä voidaan tapahtuman luonteesta riippuen kerätä ilmoittautuneilta esim. sähköpostiosoitteita tai muita tietoja, joita tarvitaan tapahtumasta tiedottamiseen. Tapahtumiin ilmoittautumisten yhteydessä kerättyjä tietoja ylläpidetään sähköisessä henkilörekisterissä kahden toimintavuoden ajan ja sen jälkeen ne hävitetään.
Sähköiseen henkilörekisteriin tallennettuja henkilötietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään suoraan jäseniksi hyväksytyiltä jäseneksi hakemisen yhteydessä. Jäsenillä on mahdollisuus itse päivittää tietonsa kirjautumalla yhdistyksen nettisivuille omilla käyttäjätunnuksillaan tai ottamalla yhteyttä jäsenasioita hoitavaan yhteyshenkilöön.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta kaupalliseen tarkoitukseen tai kolmansille osapuolille.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojaus
Jäsenten verkkopalveluun sisäänpääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Salasana on salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Rekisteröidyllä henkilöllä on pääsy järjestelmään tallennettuihin omiin tietoihinsa.
Rekisteri ei sisällä henkilörekisterilain 11 §:ssä mainittuja arkaluonteisia tietoja.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö osoitetaan joko kirjallisesti tai sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Tiedot korjaa rekisterin ylläpitäjä yhteistyössä virheellisen tiedon antaneen toimijan kanssa. Korjauspyyntö osoitetaan joko kirjallisesti tai sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle.
